Tietosuojaseloste

1. REKISTERINPITÄJÄ JA YHTEYSHENKILÖ
Yhdistys: Suomen Snautserikerho ry
Yhteyshenkilö jasensihteeri (at) ssnk.fi

2. REKISTERÖIDYT
Rekisterissä käsitellään Suomen Snautserikerho ry:n jäsenten ja sen entisten jäsenten sekä sen luottamushenkilöiden henkilötietoja.

3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN PERUSTE JA KÄYTTÖTARKOITUS
Rekisterin käyttötarkoituksena on rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja tiedottaminen ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta käytössä olevassa henkilötietojärjestelmässä.
Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.

4. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Jäsenrekisteriin tallennetaan seuraavat tiedot:
– jäsenen nimi ja osoitetiedot
– puhelinnumero ja sähköpostiosoite
– jäsenyyslaji (varsinainen-, perhe-, tuki- ja kunniajäsen)
– liittymispäivä
– jäsenmaksusuoritukset
– koiran nimi, mikäli jäsen tai kasvattaja sen ilmoittaa (vapaaehtoinen)
– mahdollisen perheenjäsen nimi ja perhesuhde (samaan ruokakuntaan varsinaisen jäsenen kanssa kuuluva)

Yhdistys käsittelee myös jäsentensä osalta seuraavia tietoja:

– yhdistyksen lehden, tiedotteiden ja kokouskutsujen lähettämiseen liittyviä tietoja

– yhdistyksen jäsenten koirien jalostustoimintaan liittyviä tietoja

– yhdistyksen jäsenten koirien kilpailutoimintaan liittyviä tietoja

– yhdistyksen jäsenten koirien näyttelytoimintaan liittyviä tietoja

– yhdistyksen jäsenten koirien terveystietoja

–  maksusuorituksia ja niihin tarvittavia tietoja

– jäsenten itsensä antamia mahdollisia lisätietoja

5. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Jäsentiedot saadaan suoraan joko jäseneltä tai hänen jäsenmaksunsa maksavalta koirankasvattajalta.

6. HENKILÖTIETOJEN SUOJAAMINEN JA TIETOTURVA
Manuaalinen aineisto: Jäsentietoja ei tulosteta kuin jäsenen liittyessä tai erotessa, jolloin ne ovat tallennettuna toimintakansiossa pöytäkirjan liitteenä. Toimintakansioita säilytetään 10 vuoden ajan SSnK’n hallinnoimassa lukitussa tilassa.
Digitaalisesti käsiteltävä aineisto: Jäsenrekisteri on internetissä toimiva ja säilytetty palvelu. Palveluun kirjautumiseen tarvittavat tunnukset ovat jäsensihteerillä, sihteerillä, tiedottajalla ja puheenjohtajalla. Palvelua käytetään Netti-Jäseri ohjelmalla. Henkilötiedot ovat suojattuna ulkopuoliselta käytöltä. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

7. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET
Jäsentietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

8. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9.HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta ja lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi.

Jäsenien henkilötietoja säilytetään jäsenyyden keston ajan. Niiden jäsenten tietoja, joilla on ollut Suomen Snautserikerhon, SSnK ry:n luottamustehtävä, säilytetään pysyvästi SSnK ry:n toimintahistorian dokumentointia varten. Entinen jäsen voi vastustaa tai pyytää rajoittamaan tällaisten tietojen käsittelyä ’’Rekisteröidyn oikeudet’’ -osiossa kuvatuista syistä ja perustein.

Lisäksi henkilötietoja säilytetään tarvittavin osin ja ajan kirjanpitolakiin ja -asetukseen sisältyvät määräysten mukaisesti

10. REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

– saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
– saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot;
– vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
– vaatia henkilötietojensa poistamista;
– peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
– vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;
– saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
– vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavissa laissa säädetyllä perusteella.

12. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

13. Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse jasensihteeri(at)ssnk.fi.

14. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittääa tarvittasess esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 26.03.2023